Sem juridiquês 

Por João Freitas

Meu marido e eu tivemos uma empresa durante muitos anos, mas em virtude da crise financeira, acabamos fechando nosso comércio. Além de todos os bens móveis que tivemos que guardar até vender, ainda temos inúmeras caixas com muitos documentos, tais como: comprovantes de impostos recolhidos, recibos, dentre outros. Não temos espaço suficiente para guardar tudo. Gostaria de saber quais documentos devo guardar e por quanto tempo?

Prezada internauta,

É importante que toda pessoa jurídica guarde os documentos da empresa por um período determinado para se evitar complicações posteriores, e somente, com a apresentação desses documentos, que você poderá evitar as cobranças e ter que pagar novamente uma conta que já foi quitada.
A situação é clara! Se a empresa não puder comprovar um pagamento para o Fisco, por exemplo, ela será obrigada a pagar novamente o tributo. O pior de tudo é que esse pagamento terá uma multa de até 20% do valor devido e ainda os juros da taxa Selic.
Pasmem! É Verdade! Por isso vamos nos prevenir!
Por quanto tempo?
Guardando os documentos legais e contábeis da sua empresa pelo menos, 5 ANOS, contados do encerramento oficial da empresa.
Assim, os documentos mais importantes para uma empresa guardar durante o período informado, são os seguintes:

• Notas fiscais e recibos
• Imposto de Renda
• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
• Livros fiscais
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
• Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS)
• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN)
• Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF)
• Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA)
• Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções

Como guardar?

Antes da internet, precisávamos guardar os documentos fisicamente, eram papéis e mais papéis, mas agora na era digital, os referidos documentos poderão ser escaneados em arquivos digitais. Sugiro que sejam salvos em computadores, em mídias físicas, como por exemplo pen drives ou na nuvem (por meio da utilização de plataformas de compartilhamento de arquivos como o Google Drive, por exemplo). A referida nuvem, aqui sugerida, é a melhor opção, pois de qualquer lugar do mundo, você poderá acessar os documentos, além da segurança total em não perder os documentos e arquivos. Podemos sofrer um terremoto, perder tudo, mas os seus documentos estarão lá arquivados na nuvem.
Concluindo o tema dessa semana, é importante guardar os documentos fiscais, no prazo informado, separe os documentos, escolha a melhor forma de arquivá-los, mantenha uma organização, para quando sua empresa for cobrada por eventual ou suposto descontrole contábil, estratégico ou mesmo cobranças indevidas, sejam apresentados todos os documentos necessários, evitando, assim, um novo pagamento.

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